Training check-in

Im Rechenzentrum Frankfurt: Name, Mitgliedsnummer, Barcode und Aktivstatus; Trainingsgruppen und erwartete Teilnehmer; Termin, Ort und Anwesenheit einschließlich Korrekturen, Geräte-/Serverzeit und erfassendem Trainerkonto. Für die Anmeldung werden E-Mail-Adresse und Kontorolle verarbeitet. Änderungen werden mit Konto, Aktion und Zeitpunkt protokolliert. Geburtsdatum, Adresse, Zahlungs- und Gesundheitsdaten sind keine vorgesehenen Mitgliedsfelder.

Die Datenbank (DynamoDB), Kontodaten (Cognito) und statischen App-Dateien (S3) liegen in eu-central-1 / Frankfurt. Datenbank und Webspeicher sind verschlüsselt; die Übertragung erfolgt über HTTPS. Der Webspeicher ist nicht öffentlich direkt zugänglich.

Auf dem Gerät: Mitgliederverzeichnis, geladene Trainings und noch nicht synchronisierte Check-ins liegen im Browserspeicher (IndexedDB). Die App verschlüsselt diese lokale Kopie nicht zusätzlich. Abmelden löscht die lokalen Vereinsdaten; heruntergeladene CSV-Dateien bleiben separat erhalten. Ohne Abmeldung gibt es keine feste automatische Löschfrist. Eine serverseitige Kontosperre löscht bereits gespeicherte Offline-Kopien nicht aus der Ferne.

Amazon Web Services (AWS): Hosting und Datenbank, Anmeldung und Einladungs-E-Mails, Ausführung der App-Funktionen und Terminplanung, Betriebsprotokolle und Alarmmeldungen. Der konkrete AWS-Vertragspartner und die Vertragskette zum Verein sind noch zu bestätigen. AWS beschreibt die Auftragsverarbeitung im AWS-DPA und veröffentlicht seine Unterauftragsverarbeiter.

EU-Speicherung hat Grenzen: CloudFront liefert die öffentlichen App-Dateien aus. Die aktuelle Einstellung erlaubt Standorte auch außerhalb der EU, etwa in Nordamerika und Israel. Dabei verarbeitet AWS Verbindungsdaten wie IP-Adressen. Mitgliederlisten und Check-ins werden über die API in Frankfurt abgerufen, nicht über den statischen CDN-Cache. EU-Datenhaltung allein belegt keine vollständige DSGVO-Konformität; Verträge und mögliche Drittlandverarbeitungen sind gesondert zu prüfen. AWS-Standorteinstellung

OpenAI bei MCP-Nutzung: Der normale Kamera-Check-in benötigt keinen KI-Dienst. Wenn ein berechtigtes Konto die MCP-Verbindung in ChatGPT oder Codex verwendet, können angefragte Mitglieds- und Anwesenheitsdaten an OpenAI und in den jeweiligen Gesprächs-/Arbeitsverlauf gelangen. Speicherort, Aufbewahrung und weitere Nutzung richten sich nach Produkt, Vertrag und Kontoeinstellungen; eine EU-Beschränkung ist für diesen Piloten nicht bestätigt. OpenAI-Datenschutz für Geschäftskunden

Im App-Code sind keine Werbe- oder Analyse-Tracker eingebunden. Google Sheets wird nicht als Datenspeicher verwendet.

Trainerkonten

Können das Mitgliederverzeichnis und Trainings vereinsweit lesen, Anwesenheit erfassen/korrigieren und CSV exportieren. Es gibt derzeit keine Beschränkung auf die eigene Trainingsgruppe.

App-Administratoren

Können zusätzlich Mitglieder, Trainingspläne und Konten verwalten. Sie laden Konten per E-Mail ein, setzen die Rolle „Trainer“ oder „Admin“, deaktivieren Konten und widerrufen bestehende Zugänge. Die Anmeldung ist nicht zur freien Selbstregistrierung geöffnet.

Technischer Betreiber

Richtet das erste Administratorkonto und die AWS-Infrastruktur ein. Personen mit ausreichenden AWS-/IAM-Rechten können Daten, Backups und Infrastruktur unabhängig von der App-Rolle erreichen. Diese Cloud-Berechtigungen vergibt der AWS-Kontoverantwortliche. Namentliche Zuständigkeiten und der berechtigte Personenkreis sind noch zu bestätigen.

Die Rollen werden serverseitig geprüft. Die ausgeblendete Verwaltungsoberfläche ändert diese Rechte nicht; Verwaltung ist über die autorisierte API/MCP möglich. MCP braucht eine eigene Anmeldung und Freigabe; die gewährten Berechtigungen können die Kontorolle nur einschränken, nicht erweitern. Vereinsmitglieder erhalten durch ihren Barcode kein Login.

Offline: Eine Sperre verhindert weitere Serverzugriffe, sobald die Anfrage geprüft wird. Die bereits vorhandene Gerätekopie kann offline weiterhin sichtbar sein. Deshalb gehören Gerätesperre, kontrollierte Geräteübergabe und das Löschen lokaler Daten zur Zugriffsverwaltung.

Für Mitglieder-, Anwesenheits- und Änderungsdaten ist derzeit keine automatische Löschung eingerichtet. Eine verbindliche Frist und ein Verfahren für Löschung einschließlich Offline-Kopien und Exporten müssen Verein und Betreiber festlegen. „Inaktiv“ oder „Anwesenheit rückgängig“ löscht keine historischen Daten.

Technische App-Protokolle werden für 14 Tage aufbewahrt; der App-Code protokolliert feste Fehlermarker statt Mitgliederdatensätzen. Die Datenbank-Wiederherstellung umfasst aktuell 35 Tage; die Datenbank wird beim Entfernen des Infrastruktur-Stacks beibehalten. Anmeldetokens gelten 15 Minuten und werden über erneuerbare, jeweils sieben Tage gültige Refresh-Tokens verlängert. Die PWA speichert diese Zugangsdaten nur für die Browsersitzung.

Für einen Vereinsbetrieb ist die verantwortliche Stelle mit vollständigem Namen, Anschrift und Kontakt verbindlich zu benennen. Auch die Rolle des technischen Betreibers, die Weisungs- und Vertragskette zu AWS sowie die Freigabe von MCP/OpenAI sind noch zu bestätigen. Eine konkrete Rechtsgrundlage für die Anwesenheitserfassung ist für diesen Piloten noch zu bestätigen.

Nach der DSGVO bestehen je nach Voraussetzungen Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch; bei Verarbeitung auf Einwilligungsbasis auch auf Widerruf. Eine Beschwerde bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde ist möglich. Für Daten von Kindern ist die Information altersgerecht auch an die Sorgeberechtigten zu richten. Der zuständige Datenschutzkontakt für Anfragen wird nach Bestätigung hier ergänzt.

DSGVO: insbesondere Art. 5, 6, 12–22, 28 und 44 ff.